Logística en la gestión de eventos

Como especialistas en logística, trabajamos con un amplio abanico de sectores y conocemos los retos logísticos y las mejores prácticas asociadas a cada uno de ellos. En este artículo nos acercamos a la gestión de eventos, analizando qué significa la logística en este campo y por qué es tan importante.

¿Qué es la logística de eventos?

El término "logística de eventos" hace referencia a una amplia gama de procesos complejos que tienen lugar para garantizar que un evento, como una exposición, un seminario, una conferencia o una subasta benéfica, se desarrolle sin contratiempos. Implica procesos a lo largo de todo el ciclo de vida del evento, como la adquisición, la planificación y programación operativa, el transporte, el acarreo de mercancías, el almacenamiento, la distribución, el seguimiento, la gestión, el reequipamiento y la eliminación. El término puede aplicarse tanto a eventos físicos como en línea. 

¿Qué incluye la logística del evento?

La logística de eventos abarca la preparación de un evento (incluida la planificación de contingencias), así como la gestión logística el día (o los días) del evento. También incluye la revisión posterior al evento. A continuación analizamos en detalle el tipo de consideraciones que hay que tener en cuenta a la hora de gestionar la logística de un evento:

Búsqueda de sedes

Contratar un lugar de celebración puede absorber gran parte del presupuesto de un evento, por lo que es importante hacerlo bien. Para confeccionar una lista de lugares puede ser necesario enviar solicitudes de propuestas (RFP). Una RFP puede incluir detalles como la fecha y hora propuestas, los requisitos de capacidad, las necesidades de catering, aparcamiento, requisitos de habitaciones para pernoctar y transporte. Esto puede ayudarle a comparar los lugares y sus presupuestos.

Almacenamiento

Los grandes eventos pueden requerir un número importante de activos, que deberán alojarse en algún lugar hasta la fecha del evento. A menudo no es posible mantener la infraestructura in situ, sobre todo porque los grandes eventos pueden requerir planificación durante todo el año. En estos casos, tendrá que encontrar y gestionar un almacén. 

Transporte

¿Es necesario transportar personas o equipos hacia o desde el acto? ¿Es necesario el transporte durante el transcurso del día? ¿Qué tipo de transporte se necesita? Éstas son algunas de las preguntas a las que habrá que dar respuesta para garantizar que todo y todos lleguen a su destino en el momento oportuno. 

Si tiene exposiciones, stands, material promocional, equipos audiovisuales, grandes máquinas de procesamiento u otros equipos, es posible que necesite contratar a una empresa de transporte especializada para que se encargue de su transporte. En Freightline Carriers, nos aseguramos de que sus envíos lleguen a su destino de forma segura y puntual. Con el seguimiento de los envíos, los clientes también pueden obtener información del trayecto en tiempo real, desde la recogida hasta la entrega, por lo que, tanto si está planificando una exposición en el Reino Unido como un concierto en Europa, puede dedicarse a organizar su evento sabiendo que se ocupa del transporte.

Creación de programas de carga

Es importante asegurarse de que sus proveedores y transportistas disponen del espacio y el tiempo necesarios para descargar mercancías y equipos. Para evitar colas, problemas de aparcamiento y confusión general, cree un plan de carga para proveedores y transportistas. Puede tratarse de un plan en el que se detalle el número de muelle de carga de cada proveedor o transportista, su hora de descarga, la información sobre las autorizaciones de seguridad y los datos del personal con el que trabajarán.

Contratación y gestión de proveedores

Desde los equipos audiovisuales y la señalización hasta el catering y el entretenimiento, hay una gran variedad de cosas para las que puede tener que buscar proveedores. Una vez encontrados los proveedores adecuados, habrá que gestionarlos para garantizar que reciban el valor óptimo y que se cumplan los objetivos de rendimiento y los plazos. 

Planificación y revisión de calendarios

En un acto corporativo como una conferencia, por ejemplo, habrá que planificar mucho la programación y el orden del día. Habrá que decidir cuidadosamente cuándo empieza y termina el acto, su duración total, cuánto tiempo tiene cada ponente, cuántas pausas hay y cuándo se sirve el almuerzo.

Gestión del flujo de personas

Los grandes eventos plantean retos en lo que respecta a la gestión de multitudes. Hay que planificar cuidadosamente la creación de un flujo constante desde la entrada hasta la salida, pasando por el evento. Este plan debe tener en cuenta la seguridad, el número de personal y los horarios del evento. En la medida de lo posible, las inscripciones deben racionalizarse para evitar colas y atascos. 

Recoger opiniones

Averiguar qué opinan los asistentes de un acto puede ayudarle a introducir mejoras en su próximo evento. Hay muchas formas de recoger las opiniones de los asistentes. Por ejemplo, puedes utilizar tarjetas de comentarios, aplicaciones para eventos, reconocimiento facial, botones de comentarios, seguimiento por correo electrónico, encuestas, muros de comentarios o sondeos en directo. 

Recopilación y comunicación de opiniones

Para aprender realmente de su evento, debe recopilar todas las opiniones recibidas y redactar un informe. Esto puede ayudarle a entender qué fue bien, qué no fue bien y cómo podría mejorar futuros actos.

Equilibrar las cuentas

Los ingresos y las facturas deben conciliarse posteriormente para averiguar el éxito financiero del evento. 

¿Qué hace la logística en un acontecimiento?

La logística le ayudará a sacar el máximo partido a su evento y a cumplir sus objetivos. Tanto si su objetivo es recaudar fondos para obras benéficas como crear oportunidades para establecer contactos o captar clientes, la planificación logística de su acto debe ayudarle a conseguirlo. Este tipo de planificación ayuda a garantizar que el acto se desarrolle sin contratiempos, que todo el mundo esté donde tiene que estar en el momento adecuado y que todo el mundo tenga acceso a lo que necesita para sacar el máximo partido del acto. 

¿Por qué es importante la logística en la gestión de eventos?

Si no lleva a cabo una planificación logística adecuada, se estará poniendo en peligro a sí mismo o a su organización de muchas maneras. No tomarse en serio la logística puede acarrear pérdidas económicas, pérdida de reputación, daños en los equipos, accidentes o lesiones, despilfarro de recursos y sobrecarga de trabajo del personal.