Was ist Bestandsverwaltung?

Die Bestandsverwaltung bezieht sich auf die Prozesse, die ein Unternehmen einrichtet, um die Bestellung, Verfolgung und Lagerung seiner Bestände zu organisieren und zu kontrollieren. Dies kann alles umfassen, von der Bestellung von Rohstoffen oder Fertigerzeugnissen und automatisierten Bestandskontrollmethoden, um die Bestände aufzufüllen, bis hin zur Organisation der Lagerung oder Einlagerung dieser Bestände. 

Eine gut umgesetzte Bestandsverwaltung steuert den gesamten Warenfluss, vom Einkauf bis zum Verkauf. Im Idealfall sollte dieser Prozess sicherstellen, dass Ihr Unternehmen stets über die richtigen Mengen aller benötigten Artikel/Produkte am richtigen Ort und zur richtigen Zeit verfügt. 

Um die Bestandsverwaltung erfolgreich einsetzen zu können, ist es jedoch wichtig, dass Sie die Grundlagen genau kennen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie wichtig das Beschaffungsmanagement ist, wie die Bestandsverwaltung in der Praxis funktioniert und welche "vier Fragen" Sie bei der Bestandsverwaltung unbedingt beachten sollten.

Was ist Beschaffung und Bestandsverwaltung?

Während die Bestandsverwaltung ein Oberbegriff ist, der alles umfasst, von der Bestellung von Materialien und anderen Vorräten bis hin zu ihrer Katalogisierung im zentralen Erfassungssystem eines Unternehmens und der Suche nach einem physischen Lagerplatz, bezieht sich die Beschaffung speziell auf einen Teil dieses Prozesses. Vereinfacht ausgedrückt ist die Beschaffung die Beschaffung der richtigen Menge und Qualität von Waren, Vorräten und/oder Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen benötigt, und zwar zu den bestmöglichen Kosten, zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort, damit Ihr Unternehmen unmittelbar davon profitiert. 

Der Schlüssel zur erfolgreichen Bewältigung dieses Aspekts des Lieferkettenmanagements besteht darin, die richtigen Lieferanten für Ihren Lagerbedarf zu finden, gute Beziehungen zu diesen Lieferanten aufzubauen und den bestmöglichen Preis zu erzielen, wenn Sie die benötigten Bestände von ihnen kaufen. Es ist auch wichtig, den Überblick darüber zu behalten, was Ihr Unternehmen derzeit auf Lager hat und zu wissen, was Sie wann kaufen müssen. Auf dem heutigen modernen Markt verwenden mittlere bis große Unternehmen in der Regel eine Art von Bestandsverwaltungssoftware, die sie bei der ordnungsgemäßen Organisation und Verwaltung ihres Bestandsbeschaffungsbedarfs unterstützt.

Wie die Bestandsverwaltung funktioniert

Unabhängig davon, wie groß oder klein ein Unternehmen ist, sollten alle Unternehmen eine Art von Bestandsverwaltungssystem einsetzen. Es gibt zwei Arten von Bestandsführungssystemen: periodische und permanente Systeme. Regelmäßige Bestandsverwaltungssysteme werden in der Regel von kleineren, unabhängigen Einzelhändlern und Einzelkaufleuten verwendet und erfordern wenig Technik. Bei diesem System führt ein Unternehmen nur in regelmäßigen Abständen eine vollständige Bestandsaufnahme durch und listet auf, welche Bestände es derzeit hat. Diese Zahl wird dann zur manuellen Aktualisierung einer Bilanz verwendet. Diese Bestandskontrollen finden in der Regel nur ein- oder zweimal im Jahr statt, oder wenn das Unternehmen zu einer bestimmten Jahreszeit besonders viel zu tun hat - zum Beispiel zu Weihnachten, am Valentinstag oder im Sommer. In diesem Fall kann die Bestandsprüfung ad hoc durchgeführt werden, wenn der Inhaber dies für erforderlich hält. Anhand der daraus resultierenden Zahlen kann das Unternehmen die Kosten der verkauften Waren (COGS) berechnen und genauer entscheiden, was bestellt werden muss, um den Bestand aufzufüllen.

Wie der Name schon sagt, sind permanente Bestandsverwaltungssysteme das ganze Jahr über in Betrieb und stellen in der Regel weitaus ausgefeiltere Methoden der Bestandskontrolle dar. Sie werden in der Regel von größeren Unternehmen eingesetzt, wobei der Lagerbestand mit Hilfe von Technologie ständig aktualisiert wird. Online-Tracker oder elektronische Registrierkassen (ECR) verwenden beispielsweise Strichcodes, um einen Verkauf automatisch zu erfassen, und die Bestandsverwaltungssoftware aktualisiert die Geschäftsunterlagen, um anzuzeigen, dass ein bestimmter Artikel weniger zum Verkauf steht. Dies wiederum alarmiert den Geschäftsinhaber oder ein Beschaffungsteam, wenn der Artikel knapp wird und nachbestellt werden muss. Es kann auch eine automatische Beschaffung eingerichtet werden, d. h. ein Artikel kann nachbestellt werden, sobald die Anzahl der vorrätigen Artikel einen bestimmten Wert erreicht. Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme vereinfachen nicht nur die Bestands- und Beschaffungsverwaltung, sondern aktualisieren auch automatisch die Ertragsbilanz und die Bilanzen des Unternehmens, so dass die Buchführung wesentlich einfacher wird.

Warum ist die Bestandsverwaltung wichtig?

Eine ordnungsgemäß durchgeführte Bestandsverwaltung ermöglicht es Ihrem Unternehmen nicht nur, den Überblick über seine Bestände zu behalten und zu entscheiden, wann es an der Zeit ist, die Bestände einer bestimmten Ware aufzufüllen, sondern sie spart Ihrem Unternehmen auch aktiv Geld und trägt dazu bei, dass Sie Ihre Kunden zufrieden stellen können. Die Prozesse, die mit einer erfolgreichen Bestandsverwaltung einhergehen, ermöglichen es Ihnen, fundierte Geschäftsentscheidungen und die richtigen Kaufentscheidungen zu treffen. Sie können auch sicherstellen, dass Sie die benötigten Echtzeitinformationen darüber erhalten, welche Produkte sich gut verkaufen und welche nicht. So können Sie mehr von den Produkten bestellen, von denen Sie wissen, dass sie sich gut verkaufen, und die Artikel, die sich nicht so gut verkaufen, reduzieren, was zu einer Gewinnmaximierung führt.

Darüber hinaus kann die Bestandsverwaltung verhindern, dass Sie zu viel Geld auf Lager halten, was zu Cashflow-Problemen und sogar Solvenzproblemen führen kann. Auf der anderen Seite kann ein zu geringer Lagerbestand Ihren Kundenservice beeinträchtigen, wenn Sie die versprochenen Produkte/Dienstleistungen aufgrund unzureichender Lagerbestände nicht liefern können. Den perfekten Mittelweg zu finden, ist mit einer angemessenen Bestandsverwaltung viel einfacher.

Was sind die vier Fragen der Bestandsverwaltung?

Wenn es darum geht, woran Sie denken müssen, um ein erfolgreiches Bestandsverwaltungssystem zu implementieren, gibt es vier Fragen, die Sie sich immer stellen sollten. Diese sind besonders wichtig, wenn Sie keine Bestandsverwaltungssoftware verwenden, um den Prozess zu automatisieren. Die vier Fragen lauten: 

Was soll ich bestellen?

Es ist von entscheidender Bedeutung zu wissen, welche Waren/Produkte in Ihrem Lagerraum/Lagerhaus knapp werden und ob sich dieses Produkt gut genug verkauft, um mehr zu bestellen. Es ist eine Gratwanderung: Wenn Sie zu viele Produkte kaufen, könnten zu viele Einnahmen in den Lagerbeständen gebunden sein, die Sie nicht verlagern können, aber wenn Sie nicht genug haben, um die Kundennachfrage zu befriedigen, kann das dem Ruf Ihres Unternehmens schaden.

Wann soll ich bestellen?

Bei der Beantwortung dieser Frage ist es wichtig zu berücksichtigen, wie viele bestimmte Artikel Sie noch auf Lager haben, wie schnell sie sich verkaufen und wie lange es dauert, bis ein neuer Nachschub eintrifft. 

Wie viel soll ich bestellen?

Auch hier ist die Entscheidung über die Menge eine Gratwanderung zwischen der Befriedigung der Kundennachfrage und der Bestellung einer zu großen Menge eines bestimmten Produkts. Denken Sie daran, dass nicht nur Geschäftsgelder in Beständen gebunden sind, die Sie nicht verkaufen können, sondern auch die korrekte Lagerung der Artikel zusätzliche Kosten verursachen kann. Saisonale Verkäufe können bei der Beantwortung dieser Frage ein wichtiger Faktor sein. 

Wo ist der Kunde / wo kann man es lagern?

Dies ist wichtig, wenn Sie eine Reihe von Einzelhandelsgeschäften/Plattformen haben. Wenn der Zielmarkt für einen bestimmten Artikel in einem bestimmten Gebiet angesiedelt ist, ist es wichtig, den Bestand unter Berücksichtigung dieser Tatsache zu verwalten. Wenn Sie beispielsweise ein Sportartikelunternehmen mit Geschäften im ganzen Land betreiben, haben Sie vielleicht Surfbretter auf Lager, die in den Sommermonaten an der Küste sehr gefragt sind. Mit diesen Informationen kann die Bestandsverwaltung verhindern, dass Sie fälschlicherweise Surfbretter in Geschäften lagern, die sich nicht in Meeresnähe befinden.