Czym jest zarządzanie zapasami?

Zarządzanie zapasami odnosi się do procesów wprowadzanych przez firmę w celu organizacji i kontroli zamawiania, śledzenia i przechowywania zapasów. Może to obejmować wszystko, od zamawiania surowców lub gotowych produktów i zautomatyzowanych metod kontroli zapasów w celu ich uzupełnienia, po organizację przechowywania lub magazynowania tych zapasów. 

Dobrze wdrożone zarządzanie zapasami będzie regulować cały przepływ towarów, od momentu ich zakupu przez firmę aż do punktu sprzedaży. W idealnym przypadku proces ten powinien zapewnić, że firma zawsze posiada odpowiednie ilości wszystkich potrzebnych przedmiotów/produktów we właściwej lokalizacji i we właściwym czasie. 

Aby jednak z powodzeniem korzystać z zarządzania zapasami, ważne jest, aby w pełni zrozumieć jego podstawy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o znaczeniu zarządzania zaopatrzeniem, szczegółach działania zarządzania zapasami w praktyce oraz kluczowych "czterech pytaniach" dotyczących zarządzania zapasami, o których zawsze należy pamiętać.

Czym jest zarządzanie zaopatrzeniem i zapasami?

Podczas gdy zarządzanie zapasami to termin ogólny, który obejmuje wszystko, od zamawiania materiałów i innych elementów zapasów, po katalogowanie ich w centralnym systemie rejestrowania firmy i fizyczne znajdowanie miejsca do ich przechowywania, zaopatrzenie odnosi się konkretnie do jednej z części tego procesu. Mówiąc prościej, zaopatrzenie to nabywanie odpowiedniej ilości i jakości towarów, zapasów i/lub usług, których potrzebuje firma, po najlepszych możliwych kosztach, we właściwym czasie i miejscu, aby bezpośrednio przynieść korzyści firmie. 

Kluczem do pomyślnego poruszania się po tym aspekcie zarządzania łańcuchem dostaw jest zidentyfikowanie odpowiednich dostawców, którzy zaspokoją potrzeby magazynowe, nawiązanie dobrych relacji z tymi dostawcami i uzyskanie najlepszej możliwej ceny przy zakupie od nich potrzebnych zapasów. Kluczowe jest również śledzenie tego, co firma ma obecnie w magazynie i wiedza o tym, co i kiedy należy kupić. Na dzisiejszym nowoczesnym rynku średnie i duże firmy zazwyczaj korzystają z pewnego rodzaju oprogramowania do zarządzania zapasami, które pomaga im właściwie organizować i zarządzać potrzebami w zakresie zaopatrzenia w zapasy.

Jak działa zarządzanie zapasami

Bez względu na to, jak duża czy mała jest firma, wszystkie przedsiębiorstwa powinny korzystać z jakiegoś rodzaju systemu zarządzania zapasami. Istnieją dwa rodzaje systemów inwentaryzacji: okresowe i wieczyste. Okresowe systemy zarządzania zapasami są zwykle używane przez mniejszych, niezależnych sprzedawców detalicznych i jednoosobowych przedsiębiorców i wymagają niewielkiej technologii. W ramach tego systemu firma będzie okresowo przeprowadzać pełną inwentaryzację i wymieniać aktualnie posiadane zapasy. Następnie wykorzystają tę liczbę do ręcznej aktualizacji bilansu. Takie kontrole zapasów odbywają się zazwyczaj raz lub dwa razy w roku, lub jeśli firma jest szczególnie zajęta w danym sezonie - na przykład w okresie Bożego Narodzenia, Walentynek lub latem. W takim przypadku kontrole zapasów mogą być przeprowadzane ad hoc, gdy właściciel uzna, że jest to konieczne. Na podstawie uzyskanych danych firma może obliczyć koszt sprzedanych towarów (COGS), a także być w stanie dokładniej zdecydować, co należy zamówić w celu uzupełnienia zapasów.

Jak sama nazwa wskazuje, systemy zarządzania zapasami wieczystymi działają przez cały rok i są znacznie bardziej zaawansowanymi metodami kontroli zapasów. Zwykle używane przez większe firmy, liczenie zapasów jest stale aktualizowane za pomocą technologii. Urządzenia śledzące online lub elektroniczne kasy fiskalne (ECR), na przykład, wykorzystują kody kreskowe do automatycznego rejestrowania sprzedaży, a oprogramowanie do zarządzania zapasami zaktualizuje rejestry firmy, aby pokazać, że do sprzedaży dostępna jest mniejsza ilość konkretnego zakupionego produktu. To z kolei zaalarmuje właściciela firmy lub zespół ds. zaopatrzenia, jeśli w firmie zaczyna brakować danego produktu i należy zamówić większą jego ilość. Można również skonfigurować automatyczne zaopatrzenie, co oznacza, że produkt może zostać ponownie zamówiony, gdy tylko liczba produktów w magazynie osiągnie określony poziom. Oprócz uproszczenia procesów zarządzania zapasami i zaopatrzeniem, zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami wieczystymi mogą również automatycznie aktualizować śledzenie przychodów firmy i bilanse, co oznacza, że utrzymanie porządku w księgach jest również znacznie łatwiejsze.

Dlaczego zarządzanie zapasami jest ważne?

Prawidłowo wdrożone zarządzanie zapasami nie tylko pozwala firmie śledzić stan zapasów i pomaga zdecydować, kiedy nadszedł czas na uzupełnienie zapasów określonego towaru, ale także aktywnie oszczędza pieniądze firmy i pomaga zapewnić zadowolenie klientów. Procesy związane ze skutecznym zarządzaniem zapasami pozwalają podejmować trafne decyzje biznesowe i właściwe decyzje zakupowe. Może również zapewnić otrzymywanie w czasie rzeczywistym potrzebnych informacji o tym, które produkty sprzedają się dobrze, a które nie. Pozwala to na zamawianie większej ilości produktów, o których wiadomo, że dobrze się sprzedają i ograniczanie produktów, które nie osiągają dobrych wyników, co prowadzi do maksymalizacji zysków.

Dodatkowo, zarządzanie zapasami może zapobiec wiązaniu zbyt dużej ilości pieniędzy w zapasach, co może powodować problemy z przepływem gotówki, a nawet problemy z wypłacalnością. Z drugiej strony, niewystarczające wydatki na zapasy mogą zaszkodzić obsłudze klienta, jeśli nie będziesz w stanie dostarczyć obiecanych produktów/usług z powodu niewystarczającego poziomu zapasów. Znalezienie idealnego kompromisu jest znacznie łatwiejsze dzięki odpowiedniemu zarządzaniu zapasami.

Jakie są cztery pytania dotyczące zarządzania zapasami?

Jeśli chodzi o to, o czym należy pamiętać, aby prawidłowo wdrożyć skuteczny system zarządzania zapasami, istnieją cztery pytania, które zawsze należy sobie zadawać. Są one szczególnie ważne, jeśli nie korzystasz z oprogramowania do zarządzania zapasami, które pomoże Ci zautomatyzować ten proces. Te cztery pytania to: 

Co zamówić?

Wiedza o tym, które towary/produkty są na wyczerpaniu i czy dany produkt sprzedaje się wystarczająco dobrze, aby zamówić go więcej, ma kluczowe znaczenie. To delikatna równowaga - kupowanie zbyt dużej ilości może pozostawić zbyt wiele przychodów związanych z zapasami, których nie można przesunąć, jednak brak wystarczającej ilości, aby zaspokoić popyt klientów, może zaszkodzić reputacji Twojej firmy.

Kiedy złożyć zamówienie?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, ważne jest, aby wziąć pod uwagę, ile konkretnych produktów pozostało jeszcze w magazynie, jak szybko się sprzedają i ile czasu zajmie dostarczenie nowej dostawy. 

Ile zamówić?

Ponownie, decydowanie o ilościach jest cienką równowagą między zaspokajaniem popytu klientów a zamawianiem zbyt dużej ilości określonego produktu. Pamiętaj, że nie tylko pieniądze biznesowe są związane z zapasami, których nie możesz sprzedać, ale prawidłowe przechowywanie produktów może być dodatkowym wydatkiem. Sprzedaż sezonowa może być kluczowym czynnikiem przy udzielaniu odpowiedzi na to pytanie. 

Gdzie jest klient / gdzie się go zaopatruje?

Jest to ważne w przypadku posiadania wielu punktów sprzedaży detalicznej/platform. Jeśli rynek docelowy dla określonego produktu znajduje się w określonym obszarze, kluczowe jest zapewnienie zarządzania zapasami z uwzględnieniem tego faktu. Na przykład, jeśli prowadzisz firmę zajmującą się sprzętem sportowym ze sklepami zlokalizowanymi w całym kraju, możesz zaopatrywać się w deski surfingowe, które są bardzo poszukiwanym produktem w nadmorskich lokalizacjach w okresie letnim. Mając te informacje pod ręką, zarządzanie zapasami może zapobiec omyłkowemu gromadzeniu desek surfingowych w sklepach, które nie znajdują się w pobliżu morza.