¿Qué es la gestión de inventarios?

La gestión de existencias se refiere a los procesos que una empresa pone en marcha para organizar y controlar los pedidos, el seguimiento y el almacenamiento de sus existencias. Esto puede incluir desde el pedido de materias primas o productos acabados y métodos automatizados de comprobación de existencias para mantenerlas reabastecidas, hasta la organización del almacenamiento o depósito de estas existencias. 

Una gestión de inventarios bien aplicada controlará todo el flujo de mercancías, desde el momento en que la empresa las adquiere hasta el punto de venta. Lo ideal es que este proceso garantice que su empresa siempre disponga de las cantidades correctas de todos los artículos/productos necesarios en el lugar y el momento adecuados. 

Sin embargo, para utilizar con éxito la gestión de inventarios, es importante que comprenda perfectamente sus fundamentos. Siga leyendo para conocer la importancia de la gestión de adquisiciones, los pormenores del funcionamiento práctico de la gestión de inventarios y las "cuatro preguntas" cruciales de la gestión de inventarios que siempre debe recordar.

¿Qué es la gestión de compras e inventarios?

Mientras que la gestión de inventarios es un término genérico que abarca desde el pedido de materiales y otros artículos de stock, hasta su catalogación en el sistema de registro central de una empresa y la búsqueda física de un espacio para almacenarlos, el aprovisionamiento se refiere específicamente a una parte de este proceso. En pocas palabras, el aprovisionamiento es la adquisición de la cantidad y calidad adecuadas de bienes, existencias y/o servicios que su empresa necesita, al mejor coste posible, en el momento y lugar adecuados para beneficiar directamente a su negocio. 

La clave para navegar con éxito por este aspecto de la gestión de la cadena de suministro incluye identificar a los proveedores adecuados para satisfacer sus necesidades de existencias, establecer buenas relaciones con estos proveedores y conseguir el mejor precio posible al comprarles el inventario que necesita. También es fundamental hacer un seguimiento de las existencias de su empresa y saber qué necesita comprar y cuándo. En el mercado moderno actual, las empresas medianas y grandes suelen utilizar algún tipo de software de gestión de existencias que les ayude a organizar y gestionar adecuadamente sus necesidades de aprovisionamiento de existencias.

Cómo funciona la gestión de inventarios

No importa lo grandes o pequeñas que sean, todas las empresas deberían utilizar algún tipo de sistema de gestión de inventarios. Existen dos tipos de sistemas de inventario: periódicos y permanentes. Los sistemas periódicos de gestión de inventarios son los que suelen utilizar los pequeños minoristas independientes y las empresas unipersonales, y requieren poca tecnología. Con este sistema, una empresa sólo realiza periódicamente un inventario completo y elabora una lista de las existencias que tiene en ese momento. A partir de esta cifra, se actualiza manualmente el balance. Estos controles de existencias suelen realizarse una o dos veces al año, o si la empresa está especialmente ocupada durante una temporada determinada, por ejemplo, Navidad, San Valentín o verano. Si este es el caso, los controles de inventario pueden realizarse de forma ad hoc, cuando el propietario lo considere necesario. A partir de las cifras resultantes, la empresa puede calcular el coste de las mercancías vendidas (COGS), así como decidir con mayor precisión qué necesita pedir para reponer existencias.

Como su nombre indica, los sistemas de gestión de inventario permanente funcionan todo el año y suelen ser métodos mucho más sofisticados de control de existencias. Utilizados normalmente por las grandes empresas, el recuento de existencias se actualiza constantemente con ayuda de la tecnología. Los rastreadores en línea o las cajas registradoras electrónicas (ECR), por ejemplo, utilizan códigos de barras para registrar automáticamente una venta, y el software de gestión de inventarios actualizará los registros de la empresa para mostrar que hay un artículo menos del que se ha comprado disponible para la venta. A su vez, esto alertará al propietario de la empresa, o a un equipo de aprovisionamiento, si la empresa se está quedando sin ese artículo y si hay que pedir más. También puede configurarse el aprovisionamiento automático, lo que significa que un artículo puede volver a pedirse en cuanto el número de artículos en stock alcance un determinado nivel. Además de simplificar los procesos de gestión de inventario y aprovisionamiento, los sistemas automatizados de gestión de inventario permanente también pueden actualizar automáticamente el seguimiento de los ingresos y los balances de la empresa, lo que significa que mantener los libros en orden también es mucho más fácil.

¿Por qué es importante la gestión de inventarios?

La gestión de inventarios correctamente aplicada no sólo permite a su empresa hacer un seguimiento de sus existencias y le ayuda a decidir cuándo es el momento de reponer los suministros de una determinada mercancía, sino que ahorra activamente dinero a su empresa y le ayuda a asegurarse de que puede mantener satisfechos a sus clientes. Los procesos implicados en una buena gestión del inventario le permiten tomar decisiones empresariales sólidas y decisiones de compra correctas. También puede garantizarle la información en tiempo real que necesita sobre qué productos se venden bien y cuáles no. Esto le permite pedir más de lo que sabe que se vende bien y reducir los artículos que no rinden bien, con lo que se maximizan los beneficios.

Además, la gestión del inventario puede evitar que inmovilice demasiado dinero en existencias, lo que puede crear problemas de tesorería e incluso de solvencia. En la otra cara de la moneda, no gastar lo suficiente en existencias puede perjudicar a su servicio al cliente si no puede entregar los productos/servicios que ha prometido debido a unos niveles de existencias inadecuados. Encontrar el punto medio perfecto es mucho más fácil con una gestión adecuada del inventario.

¿Cuáles son las cuatro preguntas de la gestión de inventarios?

Cuando se trata de lo que debe recordar para implantar correctamente un sistema de gestión de inventarios, hay cuatro preguntas que siempre debe plantearse. Son especialmente importantes si no utiliza un software de gestión de inventarios que le ayude a automatizar el proceso. Las cuatro preguntas son: 

¿Qué pedir?

Es fundamental saber de qué bienes o productos se está quedando sin existencias en su almacén y si se están vendiendo lo suficiente como para pedir más. Se trata de un delicado equilibrio: comprar demasiado podría dejar demasiados ingresos inmovilizados en existencias que no se pueden mover; sin embargo, no tener suficiente para satisfacer la demanda de los clientes puede dañar la reputación de su empresa.

¿Cuándo hacer el pedido?

Para responder a esta pregunta, es importante tener en cuenta cuántos artículos concretos le quedan en stock, con qué rapidez se venden y cuánto tardará en llegar un nuevo suministro. 

¿Cuánto pedir?

Una vez más, decidir las cantidades es un delicado equilibrio entre satisfacer la demanda de los clientes y pedir demasiada cantidad de un determinado producto. Recuerde que el dinero de la empresa no sólo está inmovilizado en existencias que no puede vender, sino que almacenar correctamente los artículos puede suponer un gasto adicional. Las ventas estacionales pueden ser un factor clave a la hora de responder a esta pregunta. 

¿Dónde está el cliente / dónde almacenarlo?

Esto es importante si tiene varios puntos de venta/plataformas. Si el mercado objetivo de un artículo concreto se encuentra en una zona específica, es fundamental asegurarse de que el inventario se gestiona teniendo esto en cuenta. Por ejemplo, si dirige una empresa de equipamiento deportivo con tiendas repartidas por todo el país, es posible que almacene tablas de surf, un producto muy demandado en las localidades costeras durante el verano. Con esta información a mano, la gestión del inventario puede evitar que almacene por error tablas de surf en tiendas que no están situadas cerca del mar.