Čo je riadenie zásob?

Riadenie zásob sa vzťahuje na procesy, ktoré podnik zavádza s cieľom organizovať a kontrolovať objednávanie, sledovanie a skladovanie svojich zásob. To môže zahŕňať všetko od objednávania surovín alebo hotových výrobkov a automatizovaných metód kontroly zásob, ktoré umožňujú ich dopĺňanie, až po organizáciu skladovania alebo uskladnenia týchto zásob. 

Dobre zavedené riadenie zásob bude riadiť celý tok tovaru od momentu, keď ho podnik nakúpi, až po miesto predaja. V ideálnom prípade by tento proces mal zabezpečiť, aby mal váš podnik vždy správne množstvo všetkých potrebných položiek/produktov na správnom mieste a v správnom čase. 

Aby ste však mohli úspešne využívať riadenie zásob, je dôležité, aby ste úplne pochopili jeho základy. Čítajte ďalej a dozviete sa o význame riadenia zásob, špecifikách fungovania riadenia zásob v praxi a kľúčových "štyroch otázkach" riadenia zásob, ktoré si musíte vždy zapamätať.

Čo je to obstarávanie a riadenie zásob?

Zatiaľ čo riadenie zásob je zastrešujúci pojem, ktorý zahŕňa všetko od objednávania materiálov a iných položiek zásob až po ich katalogizáciu v centrálnom systéme evidencie podniku a fyzické nájdenie priestoru na ich uskladnenie, obstarávanie sa týka konkrétne jednej časti tohto procesu. Zjednodušene povedané, obstarávanie je obstaranie správneho množstva a kvality tovaru, zásob a/alebo služieb, ktoré vaša firma potrebuje, dosiahnuté za čo najlepšie náklady, v správnom čase a na správnom mieste, aby prinieslo vášmu podniku priamy úžitok. 

Kľúčom k úspešnému zvládnutiu tohto aspektu riadenia dodávateľského reťazca je identifikácia správnych dodávateľov na uspokojenie vašich skladových potrieb, nadviazanie dobrých vzťahov s týmito dodávateľmi a dosiahnutie čo najlepšej ceny pri nákupe potrebných zásob od nich. Kľúčové je tiež sledovať, čo má vaša firma v súčasnosti na sklade, a vedieť, čo a kedy potrebujete nakúpiť. Na dnešnom modernom trhu stredné a veľké podniky zvyčajne používajú nejaký druh softvéru na riadenie zásob, ktorý im pomáha správne organizovať a riadiť potreby obstarávania zásob.

Ako funguje správa zásob

Bez ohľadu na to, či ide o veľký alebo malý podnik, všetky podniky by mali používať nejaký systém riadenia zásob. Existujú dva druhy systémov inventarizácie, periodické a trvalé. Periodické systémy riadenia zásob zvyčajne používajú menší, nezávislí maloobchodníci a živnostníci a vyžadujú si málo technológií. V rámci tohto systému podnik len pravidelne vykonáva úplnú inventúru a uvádza, aké zásoby práve má. Tento údaj potom použije na manuálnu aktualizáciu súvahy. Tieto kontroly zásob sa zvyčajne vykonávajú len raz alebo dvakrát ročne, alebo ak je podnik v určitom období mimoriadne vyťažený - napríklad na Vianoce, Valentína alebo v lete. V takomto prípade sa môžu kontroly zásob vykonávať ad hoc, podľa toho, ako to majiteľ považuje za potrebné. Na základe výsledných údajov môže podnik vypočítať náklady na predaný tovar (COGS) a presnejšie rozhodnúť, čo je potrebné objednať na doplnenie zásob.

Ako už názov napovedá, systémy trvalého riadenia zásob sú v prevádzke po celý rok a bývajú oveľa sofistikovanejšími metódami riadenia zásob. Zvyčajne ich využívajú väčšie podniky a počet zásob sa neustále aktualizuje pomocou technológie. Napríklad online sledovacie zariadenia alebo elektronické registračné pokladnice (ECR) používajú čiarové kódy na automatické zaznamenanie predaja a softvér na riadenie zásob aktualizuje záznamy podniku, aby sa ukázalo, že na predaj je k dispozícii o jeden kus menej konkrétnej zakúpenej položky. Na druhej strane to upozorní majiteľa podniku alebo tím pre obstarávanie, ak v podniku práve dochádza daná položka a ak je potrebné objednať viac. Možno tiež nastaviť automatické obstarávanie, čo znamená, že položka sa môže znovu objednať, akonáhle počet položiek na sklade dosiahne určitú úroveň. Okrem toho, že automatizované systémy riadenia trvalých zásob výrazne zjednodušujú procesy riadenia zásob a obstarávania, môžu tiež automaticky aktualizovať sledovanie príjmov a súvahy podniku, čo znamená, že vedenie účtovníctva je tiež oveľa jednoduchšie.

Prečo je riadenie zásob dôležité?

Správne zavedené riadenie zásob nielenže umožňuje vašej firme sledovať svoje zásoby a pomáha vám rozhodnúť, kedy je čas doplniť zásoby určitého tovaru, ale aktívne šetrí peniaze vašej firmy a pomáha vám zabezpečiť, aby vaši zákazníci boli spokojní. Procesy spojené s úspešným riadením zásob vám umožňujú prijímať pevné obchodné rozhodnutia a správne rozhodnutia o nákupe. Môže vám tiež zabezpečiť, aby ste v reálnom čase dostávali potrebné informácie o tom, ktoré výrobky sa dobre predávajú a ktoré nie. To vám umožní objednať viac toho, o čom viete, že sa dobre predáva, a obmedziť položky, ktoré nemajú dobrý výkon, čo vedie k maximalizácii zisku.

Okrem toho riadenie zásob môže zabrániť tomu, aby ste viazali príliš veľa peňazí v zásobách, čo môže spôsobiť problémy s peňažnými tokmi a dokonca aj problémy s platobnou schopnosťou. Na druhej strane, nedostatočné výdavky na zásoby môžu poškodiť vaše služby zákazníkom, ak nebudete schopní dodať sľúbené výrobky/služby z dôvodu nedostatočných zásob. Nájsť ideálnu strednú cestu je oveľa jednoduchšie vďaka správnemu riadeniu zásob.

Aké sú štyri otázky riadenia zásob?

Pokiaľ ide o to, čo si musíte zapamätať, aby ste správne zaviedli úspešný systém riadenia zásob, mali by ste si vždy položiť štyri otázky. Tie sú dôležité najmä vtedy, ak nepoužívate softvér na riadenie zásob, ktorý by vám pomohol tento proces automatizovať. Tieto štyri otázky sú nasledovné: 

Čo si objednať?

Je veľmi dôležité vedieť, ktorý tovar/výrobky vo vašom sklade/sklade dochádzajú a či sa tento výrobok predáva dostatočne dobre na to, aby ste ho objednali viac. Je to jemná rovnováha - príliš veľký nákup by mohol spôsobiť, že príliš veľa príjmov bude viazaných v zásobách, ktoré nemôžete presunúť, avšak nedostatok zásob na uspokojenie dopytu zákazníkov môže poškodiť povesť vašej firmy.

Kedy objednať?

Pri odpovedi na túto otázku je dôležité zohľadniť, koľko konkrétnych položiek máte ešte na sklade, ako rýchlo sa predávajú a ako dlho bude trvať, kým príde nová dodávka. 

Koľko si objednať?

Rozhodovanie o množstve je opäť jemnou rovnováhou medzi uspokojením dopytu zákazníkov a objednaním príliš veľkého množstva určitého výrobku. Nezabúdajte, že nielenže sú obchodné peniaze viazané v zásobách, ktoré nemôžete predať, ale správne skladovanie položiek môže predstavovať ďalšie náklady. Sezónny predaj by mohol byť kľúčovým faktorom pri odpovedi na túto otázku. 

Kde je zákazník / kde ho skladovať?

To je dôležité, ak máte viacero maloobchodných predajní/platforiem. Ak sa cieľový trh pre konkrétny tovar nachádza v určitej oblasti, je kľúčové zabezpečiť, aby sa zásoby spravovali s ohľadom na túto skutočnosť. Ak napríklad prevádzkujete spoločnosť so športovým vybavením, ktorej predajne sa nachádzajú po celej krajine, môžete mať na sklade surfovacie dosky, ktoré sú v lete veľmi žiadaným produktom v prímorských lokalitách. Ak máte tieto informácie k dispozícii, riadenie zásob môže zabrániť tomu, aby ste omylom skladovali surfovacie dosky v predajniach, ktoré sa nenachádzajú v blízkosti mora.