Qu'est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks désigne les processus mis en place par une entreprise pour organiser et contrôler la commande, le suivi et le stockage de ses stocks. Cela peut aller de la commande de matières premières ou de produits finis à l'organisation du stockage ou de l'entreposage de ces stocks, en passant par des méthodes automatisées de vérification des stocks pour assurer leur réapprovisionnement. 

Une gestion des stocks bien mise en œuvre régit l'ensemble du flux de marchandises, depuis le moment où l'entreprise les achète jusqu'au point de vente. Idéalement, ce processus devrait permettre à votre entreprise de disposer en permanence des bonnes quantités de tous les articles/produits nécessaires, au bon endroit et au bon moment. 

Toutefois, pour utiliser avec succès la gestion des stocks, il est important d'en comprendre les fondements. Poursuivez votre lecture pour découvrir l'importance de la gestion des achats, les spécificités du fonctionnement pratique de la gestion des stocks et les "quatre questions" cruciales de la gestion des stocks que vous devez toujours garder à l'esprit.

Qu'est-ce que la gestion des achats et des stocks ?

Si la gestion des stocks est un terme générique qui couvre tout, depuis la commande de matériaux et d'autres articles en stock jusqu'à leur catalogage dans le système d'enregistrement central de l'entreprise et la recherche physique d'un espace pour les stocker, l'approvisionnement se réfère spécifiquement à une partie de ce processus. En termes simples, l'approvisionnement est l'acquisition de la quantité et de la qualité appropriées de biens, de stocks et/ou de services dont votre entreprise a besoin, au meilleur coût possible, au bon moment et au bon endroit, pour le bénéfice direct de votre entreprise. 

La clé d'une gestion réussie de cet aspect de la chaîne d'approvisionnement consiste à identifier les bons fournisseurs pour répondre à vos besoins en matière de stocks, à établir de bonnes relations avec ces fournisseurs et à obtenir le meilleur prix possible lors de l'achat des stocks dont vous avez besoin auprès d'eux. Il est également essentiel de suivre l'évolution des stocks de votre entreprise et de savoir ce que vous devez acheter et à quel moment. Dans le marché moderne d'aujourd'hui, les moyennes et grandes entreprises utilisent généralement un logiciel de gestion des stocks pour les aider à organiser et à gérer correctement leurs besoins en matière d'approvisionnement.

Comment fonctionne la gestion des stocks ?

Quelle que soit leur taille, toutes les entreprises devraient disposer d'un système de gestion des stocks. Il existe deux types de systèmes d'inventaire : les systèmes périodiques et les systèmes perpétuels. Les systèmes de gestion des stocks périodiques sont généralement utilisés par les petits détaillants indépendants et les entrepreneurs individuels, et nécessitent peu de technologie. Dans le cadre de ce système, une entreprise ne procède que périodiquement à un inventaire complet et dresse la liste de ses stocks actuels. Elle utilise ensuite ce chiffre pour mettre à jour manuellement un bilan. Ces contrôles de stock n'ont généralement lieu qu'une ou deux fois par an, ou si l'entreprise est particulièrement occupée pendant une certaine saison - par exemple, Noël, la Saint-Valentin ou l'été. Dans ce cas, les contrôles d'inventaire peuvent être effectués sur une base ad hoc, lorsque le propriétaire estime qu'ils sont nécessaires. À partir des chiffres obtenus, l'entreprise peut calculer le coût des marchandises vendues (CMV) et déterminer avec plus de précision ce qu'il faut commander pour reconstituer le stock.

Comme leur nom l'indique, les systèmes de gestion de l'inventaire permanent fonctionnent toute l'année et constituent des méthodes de contrôle des stocks beaucoup plus sophistiquées. Généralement utilisés par les grandes entreprises, les inventaires sont mis à jour en permanence à l'aide de la technologie. Les systèmes de suivi en ligne ou les caisses enregistreuses électroniques, par exemple, utilisent des codes-barres pour enregistrer automatiquement une vente, et le logiciel de gestion des stocks met à jour les registres de l'entreprise pour indiquer qu'une quantité inférieure de l'article spécifique acheté est disponible à la vente. Le logiciel de gestion des stocks met à jour les registres de l'entreprise pour indiquer qu'un article spécifique acheté en moins est disponible à la vente, ce qui alerte le propriétaire de l'entreprise ou l'équipe chargée des achats si l'entreprise est à court de cet article et s'il faut en commander davantage. L'approvisionnement automatique peut également être mis en place, ce qui signifie qu'un article peut être commandé à nouveau dès que le nombre d'articles en stock atteint un certain niveau. En plus de simplifier les processus de gestion des stocks et des achats, les systèmes automatisés de gestion de l'inventaire permanent peuvent également mettre à jour automatiquement le suivi des recettes et les bilans de l'entreprise, ce qui facilite grandement la tenue des comptes.

Pourquoi la gestion des stocks est-elle importante ?

Une gestion des stocks correctement mise en œuvre permet non seulement à votre entreprise de suivre ses stocks et de décider quand il est temps de se réapprovisionner en certaines marchandises, mais elle permet également à votre entreprise d'économiser de l'argent et de s'assurer que vos clients sont satisfaits. Les processus impliqués dans une gestion des stocks réussie vous permettent de prendre des décisions commerciales solides et les bonnes décisions d'achat. Ils vous permettent également de recevoir en temps réel les informations dont vous avez besoin sur les produits qui se vendent bien et ceux qui ne se vendent pas. Vous pouvez ainsi commander davantage de produits dont vous savez qu'ils se vendent bien et réduire les articles qui ne se vendent pas bien, ce qui vous permet de maximiser vos bénéfices.

En outre, la gestion des stocks peut vous éviter d'immobiliser trop d'argent dans les stocks, ce qui peut créer des problèmes de flux de trésorerie, voire de solvabilité. D'un autre côté, le fait de ne pas consacrer suffisamment d'argent aux stocks peut nuire à votre service à la clientèle si vous n'êtes pas en mesure de fournir les produits/services promis en raison d'un niveau de stock insuffisant. Il est beaucoup plus facile de trouver le juste milieu grâce à une bonne gestion des stocks.

Quelles sont les quatre questions de la gestion des stocks ?

Pour mettre en place un système de gestion des stocks efficace, vous devez vous poser quatre questions. Ces questions sont particulièrement importantes si vous n'utilisez pas de logiciel de gestion des stocks pour vous aider à automatiser le processus. Ces quatre questions sont les suivantes : 

Que commander ?

Il est essentiel de savoir quels sont les biens/produits qui manquent dans votre magasin/entrepôt et si ces produits se vendent suffisamment bien pour en commander d'autres. Il s'agit d'un équilibre délicat : si vous en achetez trop, vous risquez d'immobiliser trop de recettes dans des stocks que vous ne pouvez pas écouler ; en revanche, si vous n'en avez pas assez pour répondre à la demande des clients, vous risquez de nuire à la réputation de votre entreprise.

Quand commander ?

Pour répondre à cette question, il est important de tenir compte du nombre d'articles spécifiques encore en stock, de la rapidité avec laquelle ils se vendent et du temps nécessaire à l'arrivée d'un nouvel approvisionnement. 

Quelle quantité commander ?

Une fois encore, le choix des quantités est un équilibre délicat entre la satisfaction de la demande des clients et la commande d'une trop grande quantité d'un certain produit. N'oubliez pas que non seulement l'argent de l'entreprise est immobilisé dans des stocks que vous ne pouvez pas vendre, mais que le stockage correct des articles peut constituer une dépense supplémentaire. Les ventes saisonnières peuvent être un facteur clé pour répondre à cette question. 

Où se trouve le client / où le stocker ?

C'est important si vous avez un certain nombre de points de vente/plateformes. Si le marché cible d'un article spécifique se situe dans une zone précise, il est essentiel de veiller à ce que l'inventaire soit géré dans cette optique. Par exemple, si vous dirigez une société d'équipement sportif dont les magasins sont répartis dans tout le pays, vous pouvez stocker des planches de surf qui sont très demandées dans les zones côtières pendant l'été. Grâce à ces informations, la gestion des stocks peut vous éviter de stocker par erreur des planches de surf dans des magasins qui ne sont pas situés à proximité de la mer.