Cómo funciona un sistema de gestión de inventarios
En las empresas modernas, la gestión eficaz de los inventarios es un factor clave para el éxito de la cadena de suministro. Muchas empresas utilizan inventarios por diferentes motivos, pero si no se gestionan correctamente, es posible que algunos procesos no funcionen correctamente, que los pedidos se organicen de forma incorrecta, que los datos se pierdan, estén incompletos o sean inexactos y que la empresa gaste más dinero o funcione de forma menos eficiente de lo que podría.
Un método probado para mejorar la eficacia de la gestión de inventarios -así como de los procesos relacionados, como el almacenamiento y la distribución- consiste en implantar y mantener un sistema coherente de gestión de inventarios. En este blog, explicamos qué es un sistema de gestión de inventario, cómo puede ayudar, en qué puede ayudar, los diferentes tipos que una empresa podría considerar utilizar y cómo una empresa podría comenzar a implementar un sistema de inventario eficaz.
¿Qué son los sistemas de gestión de inventarios?
Los sistemas de gestión de inventarios son estructuras que mejoran la capacidad de organizar, seguir y controlar la cadena de suministro. Abarcan todos los elementos de las operaciones cotidianas de una empresa, ofrecen total transparencia sobre la eficacia de la cadena de suministro y simplifican la capacidad de aplicar cambios.
¿Cuáles son las funciones de los sistemas de gestión de inventarios?
Un sistema diseñado para gestionar el inventario debe incorporar una selección potencialmente amplia de áreas diferentes. Pero, ¿cuáles son exactamente esas áreas?
Entre las funciones principales de un sistema de gestión de inventarios se incluyen:
- Aumentar la rentabilidad
- Controlar mejor las existencias
- Aumentar la productividad y la eficacia
- Garantizar una gestión eficaz del tiempo
- Mejorar la calidad del servicio
- Aumentar la eficacia del proceso de oferta y demanda
- Organizar el proceso de la cadena de suministro
- Proteger el inventario
- Reducir la probabilidad de agotamiento y exceso de existencias
- Informe sobre el inventario
- Seguimiento de pedidos individuales
¿Cuáles son los distintos tipos de sistemas de gestión de inventarios?
Aunque un sistema de gestión de inventario es una forma eficaz de mejorar la cadena de suministro activa de una empresa, no se trata de un proceso de talla única. Por el contrario, existen diferentes tipos de sistemas de gestión de inventarios que funcionan para diferentes tipos de empresas. Esto puede depender del tamaño de la empresa o del sector específico en el que opere. Sin embargo, sean cuales sean las circunstancias específicas de una empresa, habrá un sistema de inventario adecuado que funcione para ella.
A continuación, presentamos una breve descripción de los principales sistemas de gestión de inventarios.
Los tipos de sistemas de gestión de inventarios incluyen:
Sistema de inventario periódico
Un enfoque tradicional, un sistema de inventario periódico es el proceso de contar físicamente todos los artículos del inventario en períodos de tiempo específicos y predeterminados y registrar estos datos en una base de datos escrita o digital. Los datos de cada periodo pueden compararse para determinar si se necesita un nuevo inventario o si pueden introducirse cambios para mejorar el proceso de la cadena de suministro.
Una ventaja de este enfoque es que está probado y comprobado, y como no requiere necesariamente tecnología avanzada, su implantación es rápida y rentable. La automatización es un tema común para muchos procesos empresariales, pero una ventaja que muchos empresarios encuentran en un sistema de inventario periódico es que es tradicional y no depende de la tecnología, lo que les permite tener el control absoluto.
Sistema de inventario permanente
Actualización de los datos de inventario en cuanto se producen cambios o se añaden nuevas existencias. A continuación, se utiliza un programa informático digital para identificar cuándo se producen estos cambios y almacenar todos los datos de inventario. El uso de un sistema digitalizado también permite utilizar lectores de códigos de barras o etiquetas de identificación por radiofrecuencia para mejorar el seguimiento y la localización de cada artículo del inventario.
Mediante el uso de un sistema totalmente informatizado para la gestión de inventarios, una empresa se beneficia de que los datos sean exactos, precisos y fiables. También ofrece automatización, lo que permite a los miembros del personal que, de otro modo, habrían tenido que almacenar y actualizar la información manualmente, centrar su atención en otras tareas. Esto no sólo ayuda a las pequeñas empresas que necesitan utilizar el tiempo de cada miembro del personal de forma eficaz, sino también a las grandes empresas que tienen mucho inventario, pedidos y datos que gestionar.
¿Por qué utilizar un sistema de gestión de inventarios?
En un entorno que utiliza cualquier nivel de inventario -ya se trate de piezas diversas para fabricar productos o de artículos que se venden como parte de un negocio de comercio electrónico-, un sistema de gestión eficaz es fundamental para que la cadena de suministro funcione. Dependiendo del sistema que elija una empresa, las funciones clave pueden automatizarse, reduciendo la probabilidad de que se produzcan errores humanos.
Con todos los datos en una sola plataforma, también puede simplificar muchos procesos antes complicados y facilitar enormemente la identificación de cualquier área en la que la cadena de suministro presente carencias. Una vez que se reconocen estos cambios, un sistema de gestión de inventario facilita la oportunidad de implementar cambios potencialmente impactantes y rentables que podrían ser valiosos para el negocio.
Cómo implantar un sistema de gestión de inventarios
Muchas empresas modernas cuentan con algún tipo de sistema de gestión de inventarios. Puede darse el caso de que una empresa no disponga de un sistema de inventario, pero como puede contribuir a la organización, eficacia y eficiencia de una cadena de suministro, merecería la pena tenerlo en cuenta.
Sin embargo, la decisión de empezar a utilizar un sistema de inventario es sólo el primer paso. Invertir en un sistema eficaz de gestión de inventarios es algo que requiere mucha reflexión e investigación. Pero antes hay que tener en cuenta varios factores. Por ejemplo, para que un sistema de inventario funcione, una empresa necesita tener un almacén u otra instalación de almacenamiento que pueda utilizarse como base para organizar y gestionar el inventario. También ayudaría recopilar datos empresariales de todas las formas de inventario para que estén listos para añadirlos al sistema. Llegados a este punto, se puede elegir la estrategia más adecuada en función de las necesidades, requisitos y procesos específicos de la empresa.