¿Qué es el control de existencias?

Para que una empresa funcione sin problemas, el control de existencias es esencial, pero ¿qué significa esto exactamente y por qué es tan importante? En este artículo analizamos cómo puede beneficiarse su empresa de un mejor control de las existencias y qué debe hacer para controlar mejor los productos que vende.

¿Qué significa control de existencias?

En pocas palabras, el control de existencias significa tener una visibilidad clara de todos los productos que vende en su empresa, de modo que disponga de existencias suficientes para que sus clientes puedan comprar. También significa tener pleno conocimiento de cada tipo de producto en su almacén, el valor de sus existencias y la cantidad de cada producto que necesita en un momento dado. 

A veces denominado control de existencias, el control de existencias es el proceso de mantener una cantidad adecuada de existencias para garantizar que su empresa satisface la demanda de los clientes sin demora, así como mantener al mínimo los costes de mantenimiento de existencias.

¿Cómo funciona el control de existencias?

Existen muchos métodos de control de existencias. El más adecuado para su empresa dependerá de una serie de factores, como el tamaño de su negocio y el número de productos que venda, por lo que merece la pena investigar para averiguar cuál es el que más le conviene.

En términos generales, su sistema de control de existencias debe abarcarlo todo, desde las compras, la rotación y el seguimiento de los productos, hasta el envío, la recepción de los productos y su reposición. El control de existencias consiste en la gestión y el mantenimiento para que puedas ver qué productos compran tus clientes y dónde y cuándo necesitas reponer existencias. 

¿Por qué es importante el control de existencias?

Como empresario, el control de existencias debe ser una prioridad, y hay varias razones por las que es tan importante. En primer lugar, controlar sus existencias le garantizará que no se quede sin los productos que sus clientes quieren comprar. Si un cliente no puede comprar un determinado producto, puede correr el riesgo de dañar la reputación de su empresa y, a su vez, perder la venta en favor de otra empresa que disponga del mismo producto o de uno similar. 

El control de existencias también puede mejorar significativamente la eficiencia de su empresa, especialmente entre bastidores, y también debería notar que la productividad de su personal mejora, liberándoles para realizar otras tareas. Controlar el inventario de esta manera también puede ayudar a mantener el almacén más organizado, lo que facilita la localización de artículos específicos.

Cómo controlar las existencias

La forma de llevar a cabo el proceso de control de existencias dependerá probablemente del tamaño de su empresa. Por ejemplo, una empresa pequeña puede considerar que lo mejor es ceñirse a un sistema básico de control manual de sus existencias en un libro de inventario o mediante hojas de cálculo. Sin embargo, a medida que una empresa crece, este estilo simplista de sistema de control de existencias puede acabar resultando ineficaz.

En su lugar, un sistema de gestión de control de existencias automatizado que sea capaz de ofrecer asistencia en tiempo real y pueda realizar un seguimiento del inventario a medida que se mueve puede ser una mejor opción, especialmente si dirige una gran empresa que vende un gran número de productos.

Cuando busque un sistema de control de existencias adecuado, puede que incluso desee considerar la posibilidad de utilizar un espacio de almacén en el que también pueda beneficiarse del uso de soluciones de control de existencias internas. En Freightline Carriers, ofrecemos servicios de control de existencias mediante los cuales podemos ayudarle a garantizar un flujo eficiente de sus productos o materiales, controlando la transferencia de artículos para asegurarnos de que sus niveles de existencias no bajen demasiado. Si opta por un servicio de este tipo, su empresa funcionará sin problemas y evitará posibles problemas de cumplimiento.

¿Qué es el plazo de entrega en el control de existencias?

En términos de gestión del control de existencias, el "plazo de entrega" se refiere al lapso de tiempo que transcurre desde que se hace un pedido hasta que se reponen las existencias y se reciben. Una forma sencilla de calcular el plazo de entrega es sumar el plazo de suministro más el plazo de reposición.

Para calcular el plazo de entrega, hay que tener en cuenta el tiempo que tarda el proveedor en entregar el pedido y el tiempo que tarda en aceptarlo y tramitarlo. 

Por ejemplo, si se le acaba un producto determinado, tendrá que volver a pedirlo a su proveedor. Sin embargo, si su proveedor sólo acepta pedidos una vez a la semana y usted realiza el pedido tres días antes de que el proveedor lo reciba, esto se conoce como retraso en el pedido. A continuación, tendrá que tener en cuenta el tiempo que tardará el pedido en procesarse y entregárselo, lo que también se conoce como retraso en el suministro. Si tarda otros tres días, el plazo total será de seis días. 

Lo cierto es que el plazo de entrega puede afectar a los niveles de existencias, y cuanto más largo sea el plazo, más existencias necesitará. Una vez calculado el plazo de entrega, hay que tomar medidas para reducirlo.

¿Cuál es la regla de oro del control de existencias?

En resumen, el control de existencias puede ser la diferencia entre obtener beneficios o pérdidas. Si lo hace bien, puede contribuir a que su empresa funcione mejor, a mantener los costes bajos y, lo que es más importante, a aumentar su rentabilidad y crecimiento.