Jak działa firma spedycyjna?

Dla firm, które handlują dużymi ilościami towarów w wielu krajach i polegają na bezproblemowym eksporcie i imporcie w celu zapewnienia płynnego działania firmy, pomoc strony trzeciej w zakresie zarządzania transportem może być niezbędnym narzędziem. Zajmując się wszystkim, od zadań związanych z dystrybucją i wysyłką po wypełnianie skomplikowanej dokumentacji importowej i eksportowej w imieniu klienta, pomoc ekspertów zewnętrznych może znacznie ułatwić wysyłkę i logistyczne aspekty działalności. W tym miejscu wkraczają firmy spedycyjne. 

Ale czym dokładnie jest firma spedycyjna? Jak one działają? I w jaki sposób współpraca z jedną z nich może przynieść korzyści Twojej firmie? W tym poście zagłębimy się w świat spedycji, aby odpowiedzieć na wszystkie te pytania i nie tylko, podkreślając, jak kluczowi mogą być ci eksperci od frachtu w zagranicznych operacjach spedycyjnych Twojej firmy.

Czym jest firma spedycyjna?

Najprościej rzecz ujmując, firma spedycyjna to organizacja, która organizuje bezpieczny transport towarów z jednej lokalizacji do drugiej. Działając jako pośrednik lub "pośrednik" między różnymi etapami i usługami transportowymi związanymi z wysyłką na duże odległości, te firmy zewnętrzne współpracują ze swoimi klientami w celu stworzenia dostosowanych rozwiązań transportowych w oparciu o ramy czasowe, budżety i wszelkie specjalne wymagania.

Chociaż firmy spedycyjne zazwyczaj nie realizują przesyłek samodzielnie, ich wartość polega na zdolności do nawiązywania i wykorzystywania relacji z siecią specjalistycznych firm zajmujących się transportem lotniczym, drogowym, kolejowym i morskim, które mogą pomóc Twojej firmie w tworzeniu najbardziej efektywnych tras dla Twoich towarów. Ponieważ każda firma spedycyjna ma własne zaufane kontakty w każdej gałęzi branży spedycyjnej - od przewoźników drogowych i kolejowych po linie lotnicze i transoceaniczne - mają one możliwość negocjowania najlepszych możliwych cen. Mogą to zrobić, po prostu korzystając z ustalonych tras komercyjnych po obniżonych cenach lub wykorzystując swoje połączenia, aby uzyskać dostęp do i/lub stworzyć niestandardowe trasy czarterowe, które lepiej odpowiadają potrzebom logistycznym Twojej firmy, bez rozbijania banku. 

Podczas gdy niektóre firmy mogą nie dostrzegać wartości firm spedycyjnych i postrzegać wysyłkę towarów z jednej lokalizacji do drugiej jako stosunkowo prosty proces obejmujący tylko dwie oddzielne strony - producenta/hurtownika i klienta końcowego - ważne jest, aby pamiętać, że operacje wysyłkowe mogą stać się bardzo złożone. Dotyczy to w szczególności dokumentacji i rozliczeń VAT związanych z kontrolami celnymi. Z tego powodu, oprócz dbania o fizyczną logistykę potrzeb wysyłkowych Twojej firmy, firmy spedycyjne zazwyczaj zajmują się również wszystkimi formalnościami wymaganymi do legalnego importu i eksportu towarów, w tym wszelkimi deklaracjami VAT i dokumentacją odprawy celnej wymaganą w porcie każdego kraju / strefy handlowej, przez którą towary mogą przejść w drodze do miejsca docelowego. 

Proces ten jest zwykle znacznie łatwiejszy dla firm spedycyjnych niż dla indywidualnych firm, ponieważ większość spedytorów jest uznawana za upoważnionych przedsiębiorców. Pozwala im to korzystać z usprawnionych procedur odprawy celnej, z których nie mogą korzystać indywidualne firmy, w tym z możliwości odroczenia płatności należności celnych przywozowych, gdy jest to konieczne, zapewniając szybkie zwolnienie towarów i brak opóźnień lub zatrzymań w tranzycie. Może to być szczególnie przydatne, jeśli firma handluje łatwo psującymi się towarami.

Jak działa firma spedycyjna

Sposoby działania firmy spedycyjnej będą się różnić w zależności od indywidualnych preferencji, a także konkretnych usług, które oferuje. Zazwyczaj jednak firmy spedycyjne postępują zgodnie z podobnym procesem. Zazwyczaj obejmuje on wszystkie lub wybrane z poniższych kroków proceduralnych: 

1. Przed odbiorem wybrany spedytor wynegocjuje i zarezerwuje najlepszą możliwą formę transportu towarów - morski, lotniczy, kolejowy lub drogowy - w oparciu o miejsce docelowe, budżet i inne specyficzne wymagania. Na tym etapie można skonfigurować specjalistyczne opcje ubezpieczenia i śledzenia przesyłki. 
2. Spedytor zorganizuje przejęcie kontroli nad przesyłką z żądanej lokalizacji początkowej w uzgodnionym terminie. Lokalizacją tą może być fabryka, magazyn, sklep, biuro, skład lub adres prywatny. Na tym etapie zostaną przeprowadzone kontrole, aby upewnić się, że wszystkie towary są wyszczególnione, zapakowane i oznakowane zgodnie z przepisami. Przewoźnicy wybrani przez spedytora zazwyczaj otwierają ładunek w celu sprawdzenia go przed ponownym zamknięciem do transportu. Czynności te mogą być również powtarzane w różnych punktach kontrolnych podczas całej podróży. 
3. Przed odlotem przeprowadzane są dodatkowe kontrole towarów, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku, a wszystkie odpowiednie dokumenty, dokumentacja eksportowa i licencje są przygotowane, gotowe do bezproblemowych kontroli w brytyjskich organach celnych i na każdym przejściu granicznym, przez które przesyłka może przejść w drodze do miejsca docelowego.
4. W tym momencie towary są zazwyczaj ładowane przez przeszkolonych specjalistów na początkową opcję transportu. Wstępnie ustaleni przewoźnicy formalnie odbiorą Twoje towary i albo rozpoczną podróż drogą lądową, albo po prostu zabiorą przesyłkę do starannie wybranego portu lub lotniska. 
5. Podczas całej podróży towary będą przechodzić kontrole celne w każdym kraju lub strefie wolnego handlu, przez które będą przejeżdżać. Będzie to wymagało od agentów celnych sprawdzenia towarów i upewnienia się, że cała dokumentacja jest w porządku. Jak wspomniano wcześniej, procesy te będą prawdopodobnie szybsze w przypadku korzystania z usług spedytorów, którzy są uznawani za upoważnionych przedsiębiorców.
6. Wreszcie przesyłka dotrze do miejsca przeznaczenia. W tym momencie może być potrzebny oddzielny środek transportu - zazwyczaj zapewniany na przykład przez firmę zajmującą się transportem kolejowym lub drogowym - aby przewieźć przesyłkę z portu docelowego lub lotniska do wybranego centrum dystrybucji, fabryki, magazynu lub sklepu. Ten ostatni etap podróży przesyłki również zostanie zorganizowany i nadzorowany przez firmę spedycyjną.