Ako funguje špedičná spoločnosť?

Pre spoločnosti, ktoré obchodujú s veľkými množstvami tovaru vo viacerých krajinách a spoliehajú sa na bezproblémový vývoz a dovoz, aby ich podnikanie prebiehalo hladko, môže byť pomoc tretej strany, pokiaľ ide o správu nákladu, nevyhnutným nástrojom. Pomoc externých odborníkov, ktorí sa postarajú o všetko od úloh distribúcie a prepravy až po vyplnenie zložitej dovoznej a vývoznej dokumentácie vo vašom mene, môže výrazne uľahčiť prepravné a logistické aspekty vášho podnikania. Tu prichádzajú na rad špedičné spoločnosti. 

Čo je to vlastne špedičná spoločnosť? Ako fungujú? A ako môže spolupráca s takouto spoločnosťou prospieť vášmu podnikaniu? V tomto príspevku sa ponoríme do sveta zasielateľstva a odpovieme na všetky tieto a ďalšie otázky, pričom poukážeme na to, akí dôležití môžu byť títo odborníci na prepravu tovaru pre vašu firmu v zahraničí.

Čo je to špedičná spoločnosť?

Najjednoduchšie povedané, špedičná spoločnosť je organizácia, ktorá zabezpečuje bezpečnú prepravu tovaru z jedného miesta na druhé. Tieto externé spoločnosti, ktoré pôsobia ako sprostredkovateľ alebo "prostredník" medzi rôznymi fázami a prepravnými službami zapojenými do diaľkovej prepravy, spolupracujú so svojimi klientmi na vytváraní riešení prepravy na mieru na základe časového rámca, rozpočtu a akýchkoľvek osobitných požiadaviek.

Hoci špedičné spoločnosti zvyčajne nevykonávajú prepravu sami, ich hodnota spočíva v schopnosti nadviazať a využiť vzťahy so sieťou odborných leteckých, cestných, železničných a námorných prepravných spoločností, ktoré môžu vašej firme pomôcť vytvoriť čo najefektívnejšie trasy pre váš tovar. Keďže každá špedičná spoločnosť má svoje vlastné dôveryhodné kontakty v každom odvetví prepravného priemyslu - od cestných a železničných prepravných spoločností až po letecké spoločnosti a transoceánske lode - majú možnosť vyjednať najlepšie možné ceny. Môžu to dosiahnuť jednoducho použitím zavedených komerčných trás za znížené ceny alebo využitím svojich kontaktov na získanie prístupu k prenajatým trasám a/alebo na vytvorenie vlastných prenajatých trás, ktoré lepšie vyhovujú logistickým potrebám vašej firmy, a to bez toho, aby ste museli prepadnúť. 

Hoci niektoré podniky nemusia vidieť hodnotu špedičných spoločností a považujú prepravu tovaru z jedného miesta na druhé za relatívne jednoduchý proces, ktorý zahŕňa len dve samostatné strany - výrobcu/veľkoobchodníka a konečného zákazníka - je dôležité si uvedomiť, že prepravné operácie sa môžu stať veľmi zložitými. Platí to najmä vtedy, keď ide o dokumentáciu a vysporiadanie DPH spojené s colnými kontrolami. Z tohto dôvodu sa okrem starostlivosti o fyzickú logistiku prepravných potrieb vašej firmy zasielateľské spoločnosti zvyčajne postarajú aj o všetky dokumenty potrebné na legálny dovoz a vývoz vášho tovaru vrátane všetkých vyhlásení DPH a dokumentácie potrebnej na colné odbavenie v prístave každej krajiny/obchodnej zóny, cez ktorú môže váš tovar prejsť na ceste do konečného cieľa. 

Tento proces je pre špedičné spoločnosti zvyčajne oveľa jednoduchší ako pre individuálne podniky, pretože väčšina špeditérov je uznaná ako oprávnený hospodársky subjekt. To im umožňuje využívať zjednodušené postupy colného konania, ktoré jednotlivé podniky nemôžu využívať, vrátane možnosti odložiť platbu dovozného cla, ak je to potrebné, a zabezpečiť, aby bol tovar prepustený okamžite a nedošlo k jeho zdržaniu alebo zdržaniu pri tranzite. To môže byť obzvlášť užitočné, ak váš podnik obchoduje s tovarom podliehajúcim skaze.

Ako funguje špedičná spoločnosť

Spôsoby fungovania špedičnej spoločnosti sa líšia v závislosti od individuálnych preferencií, ako aj od konkrétnych služieb, ktoré ponúka. Zvyčajne však zasielateľské spoločnosti postupujú podobne. Ten zvyčajne zahŕňa buď všetky, alebo vybrané z nasledujúcich procesných krokov: 

1. Pred vyzdvihnutím vybraný špeditér dohodne a rezervuje najlepšiu možnú formu prepravy vášho tovaru - námornú, leteckú, železničnú alebo cestnú - na základe miesta určenia, rozpočtu a ďalších špecifických požiadaviek. V tomto bode sa môžu podľa potreby nastaviť špecializované možnosti poistenia a sledovania zásielky. 
2. Váš špeditér zabezpečí prevzatie vašej zásielky z požadovaného miesta pôvodu v dohodnutý deň. Týmto miestom môže byť továreň, sklad, obchod, kancelária, sklad alebo súkromná adresa. V tejto fáze sa vykonajú kontroly, aby sa zabezpečilo, že všetok tovar je rozčlenený na položky, zabalený a označený v súlade s predpismi. Dopravcovia vybraní vašou špedičnou spoločnosťou zvyčajne otvoria váš náklad, aby ho skontrolovali pred opätovným zapečatením na prepravu. Táto kontrola sa môže opakovať aj na rôznych kontrolných bodoch počas cesty. 
3. Pred odchodom sa vykonajú dodatočné kontroly tovaru, aby sa zabezpečilo, že je všetko v poriadku a všetky príslušné dokumenty, vývozná dokumentácia a licencie sú pripravené na bezproblémové kontroly na colných úradoch Spojeného kráľovstva a na každom hraničnom priechode, cez ktorý môže zásielka prejsť na ceste do konečného miesta určenia.
4. V tomto okamihu váš tovar zvyčajne naložia vyškolení odborníci na pôvodnú možnosť prepravy. Vopred dohodnutí prepravcovia potom formálne prevezmú váš tovar a buď sa vydajú na cestu po ceste, alebo jednoducho prevezú zásielku do starostlivo vybraného prístavu alebo na letisko. 
5. Počas cesty prejde váš tovar colnými kontrolami v každej krajine alebo zóne voľného obchodu, ktorou prechádza. Colníci skontrolujú váš tovar a zabezpečia, aby bola všetka dokumentácia v poriadku. Ako už bolo uvedené, tieto procesy budú pravdepodobne rýchlejšie, ak využijete špeditérov, ktorí sú uznaní ako oprávnení hospodárski operátori.
6. Nakoniec vaša zásielka dorazí na miesto určenia. V tomto okamihu môže byť potrebný samostatný druh dopravy - zvyčajne poskytovaný napríklad železničnou alebo cestnou prepravnou spoločnosťou - na prepravu vašej zásielky z konečného prístavu alebo letiska do distribučného centra, továrne, skladu alebo predajne podľa vášho výberu. Túto poslednú etapu cesty vašej zásielky tiež zabezpečí a dohliadne na ňu vaša špedičná spoločnosť.